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「タスク管理が上手くいかない!」そんな時に取り入れたい3つのテクニック

こんにちは、福岡スタートアップニュース編集チームです!

日々仕事に追われるビジネスパーソンにとって、自分の仕事の見える化をして決められた期日通りに進捗させるタスク管理能力は重要なスキルです。しかし、多忙なビジネスパーソンやタスク管理に慣れていない若手ビジネスパーソンであれば、タスク管理が上手くいかなくて残業で挽回したり、期日を守れなかったりすることもあるでしょう。

今回は、そんなビジネスパーソンにおすすめしたいタスク管理の3つのテクニックを紹介します。「タスク管理が上手くいかない!」と悩んでいる方はぜひ取り入れていただきたいです。

<目次>

  • アイゼンハワー・マトリクス

  • パレートの法則

  • ロケットスタート時間術

  • まとめ

アイゼンハワー・マトリクス

アイゼンハワー・マトリクスは、タスクの優先順位を付けて管理するのに役立つテクニックです。優れた業務遂行能力を持つことで有名だったアメリカの第34代大統領ドワイト・D・アイゼンハワーがよく行っていた意思決定のテクニックを基にしています。

アイゼンハワー・マトリクスでは、タスクを4つの領域のいずれかに分類することで、タスクの緊急度合いや取り組み方を判断しやすくします。4つの領域の内容と、タスクへの取り組み方をみてみましょう。

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  1. 重要かつ緊急
    最優先で取り組むべきタスクが分類されます。この領域に分類されるタスクの例としては、期日を必ず守らなければならないタスクや、急ぎで返信しなければならないメール、トラブルやクレームといった緊急事態への対処が挙げられます。

    重要かつ緊急なタスクは、素早く対処してすぐに終わらせるか、遅くともその日のうちには終えておくことが目標になります。

  2. 重要だが緊急ではない
    重要度が高く中長期的に取り組むべきタスクが分類されます。この領域に分類されるタスクの例としては、将来的に役立つスキルの取得、1カ月先の重要な取引の準備、年間目標の達成に向けた取り組みなどが挙げられます。

    この領域のタスクは、明確に期日が決まっていないか期日が先であることから、「重要かつ緊急」なタスクや「緊急だが重要ではない」タスクを優先してしまって後回しになりがちです。1日のうち決まった時間を確保したり、「緊急だが重要ではない」タスクを取捨選択することで確実にタスクを消化できるように工夫しましょう。

  3. 緊急だが重要ではない
    緊急ではあるものの、自分が必ず取り組むべき重要なタスクではないものが分類されます。この領域に分類されるタスクの例としては、オフィスでの電話対応、定型的な雑務、重要でない頼まれごとなどが挙げられます。

    自分自身が取り組むべき重要なタスクに集中するべきなので、この領域のタスクはなるべく減らしていくことが大切です。他の人に依頼して代わりにやってもらう、自動化できるツールを活用するといった工夫をしましょう。また、重要でない依頼は安易に受けないということも効果的です。

  4. 緊急ではなく重要でもない
    緊急ではなく重要でもないということは、取り組む必要のないムダなタスクだということです。この領域の例としては、不必要に長い休憩や雑談ばかりの会議などが挙げられます。

    自分の時間の使い方を見直して、もしこの領域に該当するものがあれば出来る限りなくしてしまいましょう。自分が思っている以上に、ムダな時間や時間つぶしは存在しているものです。

パレートの法則

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パレートの法則は、イギリスの経済学者ヴィルフレド・パレートが提唱した統計に関する法則です。「ある事象の全体の8割を占めたり生み出しているのは2割の要素」であるという内容で、「80:20の法則」などと呼ばれることもあります。

パレートの法則はさまざまな事象に当てはまる法則です。よく言われているのは、次のような事象です。

  • 売上金額の8割は2割の顧客が生み出している

  • 売上金額の8割は2割の製品が生み出している

  • 企業の売上の8割は全社員のうち2割の社員によって生み出されている

もちろん、すべての場合に当てはまる法則ではありませんが、自分の身の回りでも当てはまりそうな事象があるのではないでしょうか。

パレートの法則は仕事の成果にも適用できます。つまり、「仕事の成果の8割は、行った作業全体のうち2割が生み出している」ということです。仕事が8割完成していれば、完璧ではないものの、最低限のレベル以上には仕上がっていると考えられます。あとは、上司に相談して残り2割への取り組み方を決めていけば良いのです。

また、重要な2割をどのように活用するかが重要になります。おすすめは、朝一番などの最も集中力が高まっている時間を割り当てることです。上述したアイゼンハワー・マトリクスとも組み合わせて、「緊急かつ重要」や「緊急ではないが重要」なタスクに取り組むようにすれば、タスク管理をスムーズに行えるようになるでしょう。

ロケットスタート時間術

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ロケットスタート時間術とは、アメリカのマイクロソフト本社でWindows95などの開発に携わった伝説のプログラマーである中島聡さんの著書「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である」で紹介されているタスク管理のテクニックです。

ロケットスタート時間術では、仕事を割り振られたら、まずは期日までの期間のうち最初の2割を使って仕事に取り掛かります。少しでも仕事に取り掛かってみると、その仕事全体にかかる時間を見積もれるようになるため、後の時間をどのように使えばよいか判断しやすくなり、最適なスケジュール管理ができるというものです。

期日ぎりぎりに仕事に取り掛かると、想定していなかった作業があることに気づいたり、他の仕事に時間を取られて期日内に仕事を終えられない可能性があります。また、期日ぎりぎりになって心理的に余裕のない状態が続くと生産効率も落ちてしまうでしょう。そのような事態に陥らないために、ロケットスタート時間術は非常に効果があります。

まとめ

タスク管理に役立つ3つのテクニックを紹介しました。3つのテクニックは個別に取り入れても効果がありますが、組み合わせることでより効果を高めることができます。簡単ですぐに実践できるテクニックなので、すぐにでも取り入れていただきたいです。

<参考文献>
*1 Dropbox 「アイデンハワーマトリックスとは?」
*2 MAmag 「パレートの法則とは?1分できっちり理解するまとめ」
*3 中島聡著 「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である」

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ライター / 福岡スタートアップニュース編集チーム